Datenschutzhinweise

Datenschutzbeauftragte/r

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Ihre Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an hello@insightmonial.com.

Welche Daten wir verarbeiten

Wenn Sie an einer Befragung teilnehmen, speichern wir Ihre Antworten auf die gestellten Fragen, einschließlich etwaiger Freitextantworten. Zusätzlich speichern wir Ihre Einwilligungsentscheidung selbst (welche Verwendung Sie erlaubt haben und zu welcher Fassung des Einwilligungstexts), Ihre Bestätigung, mindestens 16 Jahre alt zu sein, sowie technische Angaben zur Teilnahme-Sitzung.

Wenn Sie sich für die Veröffentlichung als Erfahrungsbericht entscheiden, speichern wir zusätzlich den von Ihnen freigegebenen Berichtstext und, je nach Ihrer Wahl, Ihren Vor- oder vollständigen Namen. Ohne Ihre ausdrückliche Erlaubnis veröffentlichen wir weder Ihren Namen noch Ihren Bericht.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angeben, ist das freiwillig. Wir verwenden sie für Rückfragen zu Ihrem Bericht und zur Abstimmung eines Testimonial-Textes vor der Veröffentlichung sowie — bei Kampagnen mit Dankeschön — um Ihre Adresse zu bestätigen und Ihnen das Dankeschön zuzusenden. Für Werbung verwenden wir sie nie.

Nehmen Sie an einer Kampagne mit Produktprobe oder Dankeschön teil, speichern wir einen Ihnen zugeteilten Identifikationscode. Stellt der Kampagnenbetreiber Gutscheincodes für seinen Shop bereit, ordnen wir Ihrer Antwort einen dieser Gutscheincodes zu und speichern, wann er reserviert und an Sie versandt wurde. Löschen Sie Ihre Daten, entfällt diese Zuordnung; der Gutscheincode selbst bleibt gültig. Ob Sie einen Gutscheincode im Shop einlösen, erfahren wir nicht.

Freie Antworten und Fragen, die wir als gesundheitsbezogen erkennen, können Angaben zu Ihrer Gesundheit enthalten oder Rückschlüsse darauf zulassen, zum Beispiel zu Hautbeschwerden, Krankheiten oder Behandlungen. Enthält eine Befragung solche Fragen oder möchten Sie einen Erfahrungsbericht veröffentlichen, fragen wir Sie vor dem Absenden gesondert, ob wir diese Antworten nur intern auswerten oder gar nicht speichern dürfen; haben Sie der Veröffentlichung eines Erfahrungsberichts zugestimmt, können Sie außerdem die Veröffentlichung erlauben. Lehnen Sie ab, verwerfen wir diese Antworten und speichern nur Ihre übrigen Antworten. Einen Erfahrungsbericht speichern und veröffentlichen wir nur, wenn Sie auch der Veröffentlichung von Angaben zur Gesundheit zugestimmt haben. Wie Sie sich entschieden haben, speichern wir mit Ihrer Antwort.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Antworten zum Zweck der Produktverbesserung beruht auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem oben wiedergegebenen Einwilligungstext beim Absenden erteilen. Welche Fassung Sie bestätigt haben, speichern wir mit Ihrer Antwort.

Die Veröffentlichung Ihres Berichts, Ihres Namens oder Ihres vollständigen Namens beruht jeweils auf einer eigenen, separat abgefragten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und erfolgt nur, wenn Sie die entsprechende Option ausdrücklich gewählt haben.

Die Verarbeitung einer angegebenen Kontakt-E-Mail-Adresse beruht auf Ihrer gesonderten, ebenfalls freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Nehmen Sie an einer Kampagne mit Dankeschön teil, ist dieses die Gegenleistung für Ihre Teilnahme. Die Ausgabe des Gutscheincodes sowie die Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für dessen Zustellung beruhen deshalb auf der Erfüllung dieser Vereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Angaben zu Ihrer Gesundheit sind eine besondere Kategorie personenbezogener Daten. Soweit wir Sie danach fragen, verarbeiten wir sie auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und nur in dem Umfang, den Sie gewählt haben: zur internen Auswertung oder zusätzlich zur Veröffentlichung in Ihrem Erfahrungsbericht.

Die Bearbeitung einer Anfrage über das Anfrageformular beruht auf der Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten aus den Artikeln 15–22 DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Konten für Kampagnenbetreiber

Wenn Sie als Kampagnenbetreiber ein Konto anlegen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, einen freiwillig angegebenen Namen, Ihr Passwort (nur als Hashwert gespeichert), die von Ihnen angelegten Kampagnen sowie zu jeder Anmeldung IP-Adresse und Browserkennung, um Ihnen den Dienst bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). E-Mails zur Einladung, zur Kontobestätigung und zum Zurücksetzen des Passworts versendet die STRATO GmbH.

Zugangsanträge für das Studio

Wenn Sie auf der Anmeldeseite einen Zugang beantragen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihre Firma oder Ihren Shop und Ihre Nachricht, um über Ihren Antrag zu entscheiden und Ihnen eine Einladung zu schicken. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Nutzungsverhältnisses auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, den Zugang zum Studio zu steuern und Missbrauch abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Über einen neuen Antrag benachrichtigen wir unser Postfach per E-Mail über den Versanddienst Brevo; die Benachrichtigung enthält nur Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Einladungen versendet die STRATO GmbH.

Einen abgelehnten Antrag löschen wir 30 Tage nach der Entscheidung, jeden anderen Antrag spätestens 180 Tage nach Eingang.

Besuch dieser Website

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse, um die Seiten auszuliefern und den Dienst vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für den Missbrauchsschutz speichern wir bei einzelnen Vorgängen, etwa der Bestätigung einer E-Mail-Adresse, nicht Ihre IP-Adresse, sondern nur einen daraus mit einem geheimen Schlüssel berechneten Prüfwert.

Nutzungsstatistiken erheben wir nur, wenn Sie im Cookie-Hinweis zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie werden in unserer eigenen Datenbank gespeichert; Analysedienste Dritter setzen wir nicht ein.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, leiten wir Ihren Namen (freiwillig), Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht per E-Mail an unser Postfach weiter, um Ihre Anfrage zu beantworten; in der Anwendung speichern wir die Nachricht nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Antworten und die daraus erstellten Auswertungen erhält das Unternehmen, das die Befragung durchführt (Kampagnenbetreiber). Haben Sie der Veröffentlichung mit Namen zugestimmt, erhält es auch diesen. Veröffentlichte Erfahrungsberichte sind öffentlich sichtbar.

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein: Hetzner Online GmbH (Hosting der gesamten Anwendung samt Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher; Falkenstein, Deutschland (EU)); STRATO GmbH (E-Mail-Postfach hello@insightmonial.com (Kontaktformular, Datenschutzanfragen, Widerrufe) und Versand von Konto-Nachrichten (Einladung, Bestätigung, Passwort-Reset); Deutschland (EU)); franconia.ai (KI-Auswertung von Freitextantworten (Themen und Stimmung); Würzburg, Deutschland (EU); Betrieb durch die nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierte rockenstein AG); Brevo GmbH (E-Mail-Versand an Teilnehmende (Adressbestätigung, Gutschein, Bestätigung einer Löschung) und Zustellung von Nachrichten aus dem Kontaktformular; Berlin, Deutschland; Verarbeitung in Frankreich, Deutschland und Belgien (EU)). Änderungen an dieser Liste kündigen wir mindestens 14 Tage im Voraus an; die jeweils aktuelle Liste finden Sie unter /legal/subprocessors.

Für Kampagnenbetreiber bieten wir eine KI-gestützte Analyse an, die Freitextantworten mehrerer Teilnehmender zu Themen-Clustern und Stimmungsbildern zusammenfasst. Diese Auswertung richtet sich ausschließlich an den Kampagnenbetreiber zur internen Auswertung. Dafür setzen wir franconia.ai ein (Serverstandort Würzburg, Deutschland, betrieben durch die nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierte rockenstein AG), erreicht über eine Anthropic-kompatible Schnittstelle, im Einsatz seit dem 14. August 2026.

E-Mails an Teilnehmende (Adressbestätigung, Gutscheincode, Bestätigung einer Löschung) und Nachrichten aus dem Kontaktformular versenden wir über den E-Mail-Dienst der Brevo GmbH, Berlin. Unser E-Mail-Postfach, in dem Ihre Nachrichten an uns eingehen, betreibt die STRATO GmbH.

Übermittlung in Drittländer

Unsere Anwendung samt Datenbank läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Falkenstein). Auch die übrigen genannten Dienstleister verarbeiten Ihre Daten nach deren Angaben in der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR ist nicht vorgesehen.

Speicherdauer

Ihre Antworten einschließlich Freitextangaben, der daraus erstellten automatischen Auswertung und Ihres Identifikationscodes löschen wir spätestens 36 Monate nach dem Absenden der jeweiligen Antwort.

Eine angegebene E-Mail-Adresse und Ihren Namen entfernen wir spätestens 12 Monate nach dem Absenden der jeweiligen Antwort.

Beide Fristen laufen je Antwort ab dem Absenden; ein Kampagnenende, eine Bestätigung oder ein erneuter Versand verlängert sie nicht. Auf Ihren Antrag löschen wir früher.

Anfragen über das Anfrageformular einschließlich der angegebenen E-Mail-Adresse bewahren wir drei Jahre ab dem Ende des Jahres auf, in dem die Anfrage bearbeitet wurde, um die Bearbeitung nachweisen zu können (regelmäßige Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB), und löschen sie danach.

Konten von Kampagnenbetreibern: bis zur Löschung des Kontos und danach höchstens 30 Tage.

Technische Protokolle des Servers und des Missbrauchsschutzes: höchstens 30 Tage.

Nutzungsstatistiken (nach Cookie-Zustimmung): 12 Monate.

Nachrichten über das Kontaktformular in unserem Postfach: 2 Jahre.

Sicherungskopien: Zum Schutz vor Datenverlust sichern wir die Datenbank regelmäßig. In diesen Sicherungskopien können gelöschte Daten bis zu 12 Monate erhalten bleiben, bevor sie überschrieben werden. Wir greifen auf eine Sicherungskopie nur zurück, um nach einem Ausfall oder Datenverlust den Betrieb wiederherzustellen; zuvor erfolgte Löschungen wenden wir nach einer solchen Wiederherstellung erneut an.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung (Art. 21). Den schnellsten Weg bietet unser Anfrageformular — dort können Sie eine Auskunfts- oder Löschanfrage stellen; für andere Anliegen nutzen Sie das Freitextfeld im selben Formular. Haben Sie bei der Teilnahme eine E-Mail-Adresse bestätigt, können Sie Ihre Teilnahme mit Ihrem Identifikationscode auch selbst löschen.

Widerruf einer erteilten Einwilligung

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung davon berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Für den Widerruf der Zustimmung zur Veröffentlichung Ihres Erfahrungsberichts nutzen Sie /widerruf mit Ihrem Identifikationscode: Ihre Veröffentlichungs-Einwilligung wird daraufhin zurückgenommen, Ihre Antwort selbst bleibt für die interne Auswertung der Kampagne gespeichert und wird nicht veröffentlicht. Eine vollständige Löschung Ihrer Daten veranlassen Sie mit Ihrem Identifikationscode unter /participant/delete (wenn Sie eine E-Mail-Adresse bestätigt haben) oder über das Anfrageformular.

Auch Ihre Einwilligung in die Speicherung und Auswertung Ihrer Antworten, einschließlich Ihrer Einwilligung in die Verarbeitung von Angaben zu Ihrer Gesundheit, können Sie jederzeit widerrufen — formlos per E-Mail an hello@insightmonial.com oder über das Anfrageformular. Wir bearbeiten den Widerruf wie eine Löschanfrage innerhalb eines Monats und verarbeiten Ihre Antworten ab dem Widerruf nicht mehr für neue Auswertungen. Damit wir Ihre Antworten finden, nennen Sie uns bitte Ihren Identifikationscode oder die bei der Teilnahme angegebene E-Mail-Adresse.

Freiwilligkeit Ihrer Angaben

Ihre Teilnahme ist freiwillig. Um eine Antwort abzusenden, müssen Sie jedoch der Speicherung und Auswertung Ihrer Antworten zustimmen, bestätigen, mindestens 16 Jahre alt zu sein, und — wenn wir Sie wie oben beschrieben danach fragen — eine der Wahlmöglichkeiten zu Angaben zur Gesundheit auswählen; auch „Nein“ ist eine gültige Wahl. Alle weiteren Einwilligungen (Veröffentlichung, Namensnennung, Kontakt-E-Mail) sind zusätzlich und für die Teilnahme selbst nicht erforderlich.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die für Sie eine rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die oben beschriebene KI-gestützte Themenanalyse fasst Antworten für den Kampagnenbetreiber zusammen und trifft keine Entscheidung über Sie als Person.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Behörde am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes (Art. 77 DSGVO).

Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, lda.bayern.de.

Stand dieses Textes

Stand: 25. September 2026.